Otázka za milion. Jak udržet motivaci lidí na home office?

Základem jsou jasná pravidla. V zájmu fungujícího vztahu mezi šéfem a podřízeným v rámci režimu home office odborníci doporučují stanovit jasné role každého člena týmu.

„Tato role každého jednotlivce by neměla být definována shora jako nějaký diktát. Je dobré udělat si přehled o tom, jak ji chápe nejen podřízený, ale také, jaké očekávání od ní máte vy jako šéf. A tyto pohledy je třeba sladit tak, aby bylo obojí namířené k dosahování vymezených cílů v rámci pracovního procesu,“ vysvětluje jednatel společnosti J.I.P. pro firmy Jiří Jemelka. „Je také potřeba vědět, v jakém vztahu jsou role těchto lidí navzájem a jaký poměr mají k dalším pracovním týmům,“ dodává.

Komunikace je kromě ukládání zajímavých a naplňujících úkolů tím nejdůležitějším, čím lze zaměstnance motivovat. „Předně doporučuji odstranit bariéru, kterou v sobě Češi často nosí. Je jí stud nebo obava z toho, že si budeme před ostatními připadat hloupě, když narazíme na problém, se kterým neumíme pohnout,“ radí Jiří Jemelka. Aby se vedoucí pracovníci vyhnuli situaci, kdy nějakou takovou překážku zaměstnanec „uklidí do skříně“, z níž by mohla časem vypadnout, podnikatelský kouč radí zaměřit svou pozornost na to, aby komunikace měla pozitivní tón.

„Pokud se tým na něčem zasekne, nebuďte pejorativní. Tím byste své lidi jen znechutili. Vy potřebujete dosáhnout toho, aby se problémem chtěli zabývat a uměli jej komunikovat správně a včas, což má na produktivitu týmů značný dopad,“ vysvětluje Jemelka. „K tomu můžete využít pravidelných ranních porad, jejichž účelem je, abyste si navzájem řekli, na jakých úkolech pracujete, a ozřejmili si, v čem je případně problém,“ dodal.

V rámci opatření má mnoho zaměstnanců doma děti. Snaží se pak být co možná nejlepším pracovníkem i rodičem a tyto nároky se mnohdy dostanou do konfliktu. I zde má své místo komunikace. „Zkuste pravidelně jednou týdně uspořádat online mítink, ve kterém nutně nemusíte probírat jen pracovní záležitosti, ale dáte svému týmu také prostor vypovídat se z každodenních starostí. Už jen možnost verbalizovat tyto pocity a zkušenosti je prospěšné a značně mírní psychické napětí,“ předkládá další tip, jak motivovat zaměstnance k práci, Jiří Jemelka.

Pro mnoho zaměstnanců, kteří pracují v režimu home office, je problémem organizace pracovního dne. V tom jim šéf může pomoci například tím, že zachová podobný rozvrh porad nebo načasování uzávěrek.

„Pokud chceme udržet lidi motivované a hlavně v duševní kondici, měli bychom sledovat, kolik času a v jaké intenzitě věnují práci,“ přidává tip firemní sociolog Vojtěch Bednář. „Ideální je, pokud lidé úkoly plní v časových úsecích v průběhu dne a mezi nimi dělají pravidelné přestávky, nejlépe naplněné nějakou jinou činností,“ doplňuje Bednář.

O nástrojích komunikace – a zejména on-line komunikace – toho bylo napsáno spousta. „Vyberte si jeden z nástrojů, technologickou platformu, jejímž prostřednictvím budete sdílet všechny důležité informace, které budou dostupné čtyřiadvacet hodin denně sedm dní v týdnu. Berte ohled například také na to, zda máte v týmu kolegu s nějakými speciálními potřebami, a podle toho modus operandi přizpůsobte,“ říká Jiří Jemelka z J.I.P.

I kdyby na chleba nebylo, legrace být musí. České rčení, které v korporátním prostředí není vždy dobře zabydlené. Humor však v krizových situacích nabírá na významu. Podle Jiřího Jemelky pomáhá překonávat zdánlivě nepřekonatelné, ulevuje od napětí a stresu, sbližuje a zároveň odvádí pozornost od nepříjemných situací. „Nebojte se porady proložit humornou vsuvkou. Občas kolegům rozešlete memy či vtipy. Uvidíte, že získáte pověst lepšího šéfa s lidskou tváří. Vaše popularita stoupne,“ radí.

„Obešlete tým newsletterem, jehož obsahem budou tipy na to, jak home office zvládnout. A nezapomeňte připojit také poznámku o tom, jak se covid statistiky vyvíjejí u vás ve firmě a jak případně zaměstnancům můžete pomoci,“ radí Jemelka. Někdo poskytuje příspěvek na testy, jiný pomáhá zajistit vybavení pro zdárný průběh práce z domova, další organizuje soutěž o nejhezčí design firemní roušky. Vše se počítá. Lidé se o všech možnostech, které firma pro podporu jejich motivace a pohody má, musí především dozvědět.

Na druhou stranu, ani šéfové to nemají lehké. Je na ně vyvíjen obrovský tlak. I oni potřebují oddech a pochopení. „Pokud s týmem spolupracujete velmi úzce a nejedná se o silně hierarchické uspořádání, nebojte se odhalit více ze své osobnosti a lidství. I vy můžete na poradě projevit emoce a říct, že si doma připadáte jak tygr v kleci a jediné, co vám pomáhá, je jít si každé ráno a každý večer zaběhat,“ nabízí tip odborník.

Dá se očekávat, že právě v pracovním kolektivu se i šéfovi dostane pochopení jako málokde. „Nezapomeňte ale na to, že dobrý šéf je bytostným optimistou a ten optimismus mezi své kolegy prostě musí šířit,“ dodává Jemelka.

Je dobře, když lidem v pozici šéfa dáváme pravidelnou zpětnou vazbu po dílčích úkolech a když je můžeme směřovat k dokončení konkrétních projektů, upozorňuje dále Jemelka. Dobře ale není, když se snažíme budovat „atmosféru týmu“. Na dálku to jednak nefunguje a navíc pro mnoho lidí není ani příliš pochopitelná s ohledem na naše kulturní zvyklosti. „Je ale velmi dobře, pokud se snažíme zaměstnance stimulovat ‚malými benefity‘ po jednotlivých úkolech a dílčích cílech. A tím, že je na tyto benefity směřujeme, udržujeme jejich koncentraci,“ dodává.

A nakonec, když propojíte humor a kreativitu a přidáte k tomu trochu času, může vzniknout publikace nebo on-line aplikace, díky níž budou moci kolegové v rámci celé firmy sdílet svoje tipy, jak home office přežít bez větších následků. „Lidé se v temných časech potřebují bavit. Můžete začít třeba kuchařkou minutkových jídel pro celou rodinu. Ať každý z týmu přihodí recept, i kdyby to byly třeba palačinky,“ přidává poslední tip Jiří Jemelka.