Hlavní obsah

Povinnost datových schránek se blíží. Zadarmo ale důležité dokumenty neuloží

Foto: Shutterstock.com

Stát všem, kdo umí s počítačem, zřídí datovku. Daně by museli podávat on-line. Ilustrační foto.

Reklama

28. 3. 8:41

Příští rok přibude dost lidí, kterým bude chodit do datové schránky veškerá korespondence (aspoň se státem). Jenže každá zpráva je v „datovce“ uložena jen 90 dní a pak se automaticky smaže. Jak dokumenty uchovat déle?

Článek

Od příštího roku bude Ministerstvo vnitra automaticky zřizovat datové schránky nejen všem podnikatelům, kteří je ještě nemají, ale také fyzickým osobám – občanům, kteří při kontaktu s úřady na dálku využijí bankovní identitu nebo jiný elektronický prostředek vzdáleného ztotožnění. Stát je totiž bude považovat za „informačně gramotné“.

Půjde tedy o datové schránky zřízené „ze zákona“. Což má zásadní dopady třeba do daňové oblasti.

Zprávy v datovce vydrží jen 90 dnů. Jsou dokumenty, ke kterým potřebujete mít přístup delší dobu, jako je třeba komunikace s katastrem nemovitostí, finančním či stavebním úřadem apod.

Kdo chce mít zprávy uchované déle, musí si od České pošty zaplatit datový trezor. Kde a jaký objem se dá zálohovat zadarmo? A jak je to s právní platností datových zpráv, když je vytisknete nebo si je uložíte do počítače?

Odpovědi na tyto a další otázky připravil SZ Byznys.

Jak aktivovat datovou schránku a přihlásit se do ní

  • Zřídit se dá fyzicky na místech Czech Pointu po předložení občanského průkazu nebo pasu.
  • Pohodlnější je pořídit si ji na dálku on-line. Například na adresách Chcidatovku.gov.cz nebo Mojedatovaschranka.cz.
  • Bude třeba se nejdřív identifikovat, stejným způsobem se pak do datové schránky i přihlašujete.
  • Identifikujete se přes Identitu občana:
    • bankovní identita od Air Bank, České spořitelny, ČSOB, Fio banky, Komerční banky, Moneta Money Bank či Raiffeisenbank
    • mobilní klíč eGovernmentu
    • eObčanka
    • NIA ID
    • International ID Gateway
    • karta Starcos
    • MojeID

Kolik zpráv datový trezor od České pošty (ČP) pojme?

V současné době je uživatelům k dispozici 10 pásem Datového trezoru od 20 do 5 tisíc zpráv, případně je možné sjednat individuální variantu podle požadavku uživatele.

Kolik datový trezor stojí?

Každý nový uživatel datové schránky má možnost si vyzkoušet Datový trezor na zkoušku na další 3 měsíce po uplynutí standardní 90denní doby uchování zpráv. Pokud si někdo datový trezor bude přát i dál, začne za něj tedy platit až po prvním půl roce od založení datovky.

Ceny za rok včetně DPH jsou následující:

  • 20 zpráv: 120 Kč
  • 50 zpráv: 360 Kč
  • 100 zpráv: 720 Kč
  • 150 zpráv: 990 Kč
  • 200 zpráv: 1 320 Kč
  • 250 zpráv: 1 650 Kč
  • 500 zpráv: 3 300 Kč
  • 1 000 zpráv: 5 900 Kč
  • 2 000 zpráv: 11 800 Kč
  • 5 000 zpráv: 29 500 Kč

Uvažuje se o zlevnění služeb datového trezoru v souvislosti s postupující digitalizací a „tlačením“ lidí do používání datových schránek?

Podle mluvčího ČP Ivo Vysoudila „změny cen této služby momentálně nejsou aktuální“.

Dají se zprávy uchovávat zdarma?

Uživatelé mají možnost datové zprávy uchovávat zdarma po neomezenou dobu v Portálu občana, stačí si službu aktivovat v nastavení. V horní liště Portálu občana kliknete na Datové schránky. Po levé straně se vám objeví údaje vaší datové schránky. Kliknete na tři tečky vpravo vedle identifikačních údajů vaší datovky, zvolíte Archivovat zprávy a Potvrdit. K dispozici je úložiště o objemu 1 GB.

Pokud není v datové schránce aktivován Datový trezor, zprávy starší 90 dnů zůstávají uchované pouze v Portálu občana, nikoliv v Datové schránce.

Jak je to s právní platností při ukládání zpráv?

Datový trezor zaručí, že zprávy budou mít právní platnost po celou dobu uložení. Časové razítko se tu vytváří čerstvě při každém stažení zprávy.

Pokud je budete mít uložené v Portálu občana nebo si je stáhnete na disk do počítače nebo jinam, musíte si právní platnost dokumentů hlídat sami.

„V případě uložení datových zpráv mimo datové schránky – Portál občana, vlastní počítač apod. – mají uživatelé možnost platnost datové zprávy ověřit přímo v klientském portálu datových schránek, případně zde prodloužit platnost datové zprávy,“ doplnil mluvčí České pošty Ivo Vysoudil.

Klientský portál datových schránek nabízí zdarma ověření autenticity datové zprávy ve formátu ZFO. „Tato funkce umožňuje ověřit autenticitu i integritu jakékoli datové zprávy, která byla přenesena Informačním systémem datových schránek za celou dobu jeho fungování, bez ohledu na to, zda se zpráva aktuálně nachází v datové schránce nebo ne. Funkce není limitována stářím zprávy ani stavem časového razítka na zprávě,“ uvedl Roman Vrba, ředitel odboru eGovernmentu Ministerstva vnitra.

Uživatel může také zdarma požádat o nové archivní časové razítko, kterým je opatřena jím předložená zpráva ve formátu ZFO. „Tato funkce je použitelná pouze za podmínky, že nevypršelo poslední časové razítko na uložené zprávě. Platnost podkladových certifikátů autority časových razítek je průběžně obměňována tak, aby stažená zpráva byla opatřena razítkem s platností delší než 1 rok. Aktuálně stažené zprávy mají razítko s platností do roku 2027,“ upřesnil Vrba.

Služba pro archivaci datových zpráv poskytovaná v prostředí Portálu občana je podle Vrby plně dostačující pro potřeby běžného občana a zajistí uchovávání zpráv po neomezeně dlouho dobu v osobním úložišti Portálu občana.

Ztratí datová zpráva právní platnost vytištěním na papír?

Pokud si nějakou zprávu budete chtít uchovat v papírové podobě, nemůžete ji vytisknout na ledajaké tiskárně.

„Dokument v datové zprávě převedený do listinné podoby prostřednictvím tzv. autorizované konverze má platnost originálu. V případě vytištění je dokument považovaný za prostou kopii,“ podotýká Vysoudil.

Autorizovanou konverzi provádějí Czech Pointy a není zadarmo. Každá i započatá stránka vyjde na 30 Kč. Dá se to vyřídit i korespondenčně, pak si ale připlatíte dalších 70 Kč za balné a expedici.

AKTUALIZACE 29. 3. 2022: Doplnili jsme informace týkající se právní platnosti uložených datových zpráv.

Sdílejte článek

Reklama

Doporučované