Běží už druhý měsíc a mělo ubrat práce. Nové hlášení úřadům ale funguje opačně

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) už několik měsíců trápí mzdové účetní. Systém, který má sjednotit řadu povinných hlášení zaměstnavatele úřadům a v reálu jim tak zjednodušit práce a ubrat papírování, zatím působí řadě firem spíš potíže.

JMHZ začalo platit plošně v dubnu a minulý týden ho tedy firmy již podávaly podruhé. Ačkoliv účetní očekávali, že se problémy, které novinku na začátku doprovázely, například nepřehlednost či zvýšená administrativa, brzy vyřeší, zatím se to zcela nepodařilo. Potíže nastávají podle některých účetních stále, a hlavně u firem s větším počtem zaměstnanců.

Průzkum společnosti Deloitte mezi 100 zaměstnavateli potvrdil, že navzdory původním očekáváním nepovažují firmy JMHZ za nástroj, který by v krátkodobém horizontu vedl ke snížení administrativy. Přibližně 60 procent respondentů očekává, že JMHZ v krátkodobém horizontu administrativní zátěž zvýší. Pouze 17 procent zaměstnavatelů věří, že nový systém povede ke snížení administrativy, zatímco téměř čtvrtina dotázaných si zatím netroufá dopady hodnotit.

„Jako nejhorší vnímáme opravy jakýchkoli chyb ve mzdách. Není jasné, jak by se tyto chyby měly projevit v JMHZ. Má se například opravit JMHZ za měsíc, kde byla chyba a uvést tam údaje, jak měly být správně? Nebo se má oprava nějak zakomponovat do měsíce, v němž se opravuje?“ uvedla generální ředitelka a partnerka poradenské firmy Crowe Ivana Brancuzká.

„Dotazy na příslušné orgány byly dávno odeslány, ale jak to tak bývá, tak na odpověď můžeme čekat třeba půl roku a mezitím musíme hlášení nějakým způsobem podávat. Dostáváme se tak do situace, kdy je podání jen částečně přijato, protože z důvodu provedených oprav nesedí některé kontroly (např. celkové pojistné v pojistné části se součtem pojistného u jednotlivých zaměstnanců). Rovněž jsou téměř ve všech atributech zakázané záporné hodnoty a místo záporných hodnot máme uvádět nulu. Jenže to pak způsobuje ten samý problém. Součty u jednotlivých zaměstnanců pak nesedí na jiné kumulativní částky a JMHZ tak není kompletně přijato,“ popsala potíže Brancuzká.

Podle daňové poradkyně z BDO Jany Heranové se ovšem systém už v některých ohledech zlepšil. Rozšířily se funkcionality ePortálu České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ), takže účetní už mají lepší přehled, což umožňuje lepší kontrolu a reagovat opravnými podáními. Potvrzení o přijetí teď trvá několik minut oproti dřívější lhůtě, která trvala až několik dní.

Na druhou stranu však podle Heranové chybí jasné informace od ČSSZ a ministerstva práce a sociálních věcí, jak se systém za pochodu mění a vyvíjí. O změnách se podle ní mzdoví účetní dozvídají spíš náhodou než oficiální cestou.

„U některých chybových hlášek nelze přesně určit, v čem je konkrétně chyba a na podpoře MPSV velmi často doporučují obrátit se na místně příslušnou OSSZ (Okresní správa sociálního zabezpečení, pozn. red.). Bohužel zaměstnanci OSSZ k vlastnímu podání JMHZ prý nemají přístupy, nejsou na to dostatečně proškoleni a i přes svoji snahu nám nemohou s konkrétním podáním v podstatě nijak pomoci,“ míní Heranová.

Podle Heranové došlo také k výrazné úpravě zmocnění zpracovatelských firem, tedy udělení oprávnění například pro účetní firmu nebo poradce, který má za zaměstnavatele hlášení zpracovávat a podávat.

„Se systémem jsme dlouho bojovali vlastními silami, postupně kontaktovali jednotlivé pracovníky OSSZ a žádali o úpravy zmocnění. Před dvěma týdny firmy dostaly informaci datovou schránkou, že došlo k plošné úpravě zmocnění. Ač je systém nyní nastaven z našeho pohledu logičtěji, pro řadu firem změna představovala velkou komplikaci, kdy jejich účetní ztratily ze dne na den přístup ke klientům i možnost za ně činit podání a neměly možnost se na tuto změnu nějak připravit. OSSZ do budoucna slibuje možnost úpravy zmocnění přímo ze strany klienta na ePortálu. Doufáme tedy, že se tato funkcionalita brzy objeví a vymizí tak zmatky ohledně změn ve zmocnění, které v tuto chvíli mohou řešit jen jednotlivé OSSZ,“ vysvětlila Heranová.

Problémy vidí i expertka na mzdové a daňové poradenství PwC Martina Seidlová. „Dílčích problémů evidujeme několik, zejména duplicitní identifikátory, nemožnost storna chybně zadaného pracovního poměru a nedostatečné doručování chybových protokolů zpracovatelům mezd (ty jsou často zasílány pouze do datových schránek společností),“ popsala odbornice.

Pro bezproblémové fungování systému je podle ní klíčová zejména správnost dat na straně ČSSZ a umožnění oprav, včetně těch se zápornými hodnotami, což aktuálně není možné.

Podle mluvčí ČSSZ Jitky Drmolové byl počet stížností a technických podnětů nejvyšší v prvních týdnech nového systému a nyní klesá. „Zatímco zpočátku se řešily především technické problémy a implementace JMHZ do mzdových systémů, dnes převažují metodické dotazy a individuální případy zaměstnavatelů. Současně roste podíl podaných i bezchybně zpracovaných hlášení, což ukazuje, že si uživatelé na nový systém postupně zvykají. MPSV, ČSSZ i dodavatelé mzdových systémů zároveň nadále reagují na podněty z praxe a průběžně systém i související procesy dále vylepšují,“ míní mluvčí.

Jednotné hlášení navíc čekají od července další změny, kdy zaměstnavatelé budou muset evidovat nové zaměstnance ještě před nástupem do práce, nejdříve osm dní a nejpozději den předem. Týká se to všech nástupů od 1. července. To znamená, že pokud firmy očekávají příchod nového zaměstnance ve středu 1. července, měly by v rozmezí úterý 23. června až úterý 30. června nového pracovníka nahlásit.

Jak uvádí web Podnikatel.cz, jestliže zaměstnavatel nového pracovníka v této lhůtě nenahlásí, umožní tak výkon nehlášené práce, který se od července bude považovat za přestupek a bude pokutován až do výše tří milionů korun.

Zaměstnavatel bude moci pracovníka předregistrovat úplně, což znamená, že uvede všechny potřebné údaje rovnou a ostatní do osmi dnů po nástupu do práce, nebo částečně. V tom případě uvede před nástupem zaměstnance pouze jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Částečná registrace má hlášení firmám usnadnit například v nepřítomnosti mzdového účetního.