Článek
Začátek dubna přináší pro zaměstnavatele jednu změnu, která by jim měla poněkud ulehčit úřadování. Pro komunikaci s úřady budou muset nově používat takzvané osobní identifikační číslo (OIČ). Jde o nový desetimístný číselný identifikátor, který Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ), jež spadá pod Ministerstvo práce a sociálních věcí, přidělí každé fyzické osobě.
Novinka při komunikaci firem s úřady a při předávání dat mezi rezorty státní správy nahradí rodné číslo.
Jde o jednu část takzvaného jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), který v přechodném režimu platí už od 1. ledna 2026. V plném rozsahu začne platit právě od dubna. Jednotné hlášení má zjednodušit a sjednotit evidenční a ohlašovací povinnosti zaměstnavatele.
Namísto několika výkazů totiž bude nově zaměstnavatel podávat pouze jeden s údaji pro ČSSZ i Finanční správu. Systém nahradí více než 20 současných formulářů.
Informace o zaměstnávání, výdělcích, odvodech či daních hlásí teď zaměstnavatelé České správě sociálního zabezpečení, Ministerstvu práce a sociálních věcí, Úřadu práce, statistickému úřadu a Finanční správě. Nově ho budou elektronicky zasílat měsíčně jen do informačního systému Ministerstva práce a sociálních věcí vždy do 20. dne následujícího měsíce. Rozsah poskytovaných dat se výrazně nezmění.
Z nového čísla nepůjde vyčíst datum narození nebo pohlaví a i v případě změny zaměstnavatele zůstane pracovníkům stejné identifikační číslo.
„OIČ je zaměstnanci přiděleno při prvním vstupu do systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, pokud jej již přiděleno nemá, a zůstává mu po celý život, bez ohledu na změnu zaměstnavatele či další činnosti. Přiděluje se také stávajícím pojištěncům vedeným v registru České správy sociálního zabezpečení i zaměstnancům s příjmy ze závislé činnosti, kteří v těchto registrech vedeni nejsou, včetně cizinců bez rodného čísla,“ vysvětlila mluvčí České správy sociálního zabezpečení Jitka Drmolová.
Identifikátory zaměstnanců obdrží zaměstnavatelé do datové schránky nebo v ePortálu ČSSZ. Jaké číslo člověk dostane, se ovšem zaměstnancům nesděluje, protože to pro ně podle ČSSZ nemá význam. Nejde totiž o plnohodnotnou náhradu rodného čísla, OIČ slouží pouze ke komunikaci se státní správou a napříč resorty.
Kromě OIČ přiděluje správa sociálního zabezpečení zaměstnancům ještě identifikátor zaměstnání, který slouží k rozpoznání konkrétního pracovního vztahu a k odlišení vztahů například v případě, že má pracovník v jedné firmě více zaměstnání.
Zaměstnanci pro přechod na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele nemusí dělat nic. Naopak zaměstnavatelé by se na nový systém měli dostatečně připravit a hlídat si termíny. Už od začátku roku běží přechodné období a pilotní provoz, kdy se povinnost průběžného zasílání měsíčního hlášení vztahuje pouze na vybrané zaměstnavatele, například na Ministerstvo práce a sociálních věcí, Ministerstvo financí, Úřad práce ČR nebo třeba Český statistický úřad a další subjekty.
Povinně odesílat měsíční hlášení ovšem budou muset všichni zaměstnavatelé až od dubna. Zpětně budou muset navíc ohlásit i údaje za leden až březen.
Důležité termíny pro přechod na JMHZ
Od 1. dubna 2026 budou provádět přihlašování zaměstnanců do evidence novým způsobem s výčtem údajů, který je o některé položky proti současnému oznámení o nástupu zaměstnance rozšířen; také budou přihlašovat všechny zaměstnance, nejen ty, kteří jsou účastni nemocenského pojištění (např. pracovníky s DPČ bez účasti na nemocenském pojištění).
Do 30. dubna 2026 jsou povinni u všech stávajících zaměstnanců doplnit údaje, které do 31. března nejsou evidovány; také je nutno doplnit chybějící údaje do evidence zaměstnavatelů, pokud jde o zaměstnavatele.
Do 20. května 2026 jsou povinni poslat první jednotné měsíční hlášení (JMH) za měsíc duben 2026; hlášení za další měsíce budou takto pravidelně měsíčně posílat (za květen do 20. června atd.).
Do 30. června 2026 jsou povinni zaslat dodatečně měsíční hlášení za měsíce leden, únor a březen roku 2026.
Od 1. července 2026 začne platit povinnost přihlašovat nové zaměstnance před nástupem k výkonu práce.
Zaměstnavatel (mzdová účtárna) vedený ČSSZ v registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění, který zaměstnavatelem bude i podle zákona o JMHZ, má od 1. ledna 2026 povinnost evidovat údaje (shromažďovat příslušná data) dle prováděcího nařízení vlády, které následně v období od 1. do 30. dubna 2026 dohlásí za jednotlivé zaměstnance a vykáže v JMH za leden až březen 2026.
Zdroj: ČSSZ
„Zaměstnavatelům doporučujeme, aby se na zavedení JMHZ připravili s dostatečným předstihem a nenechávali potřebné kroky na poslední chvíli. Klíčovým prvním krokem je kontrola aktuálního seznamu zaměstnanců vedených v registru pojištěnců u ČSSZ a včasné vyřešení případných nesrovnalostí (například absentující odhlášení zaměstnance). Vzhledem k tomu, že se změny budou týkat statisíců zaměstnavatelů a milionů zaměstnanců, je včasná příprava zásadní pro hladký přechod na nový systém,“ radí mluvčí.
V případě, že zaměstnavatelé nebudou řádně hlásit potřebné údaje v rámci JMHZ, může je čekat napomenutí, nebo dokonce pokuta. „Je vhodné si uvědomit, že neplnění povinností zaměstnavatele ve smyslu zákona o JHMZ má především dopady i na jeho zaměstnance a komplikuje či znemožňuje výkon věcné působnosti státních orgánů, které jsou do systému zapojeny (mimo jiné obslužnost jejich klientů),“ upozorňuje Drmolová.
