Poznáte se? Pět archetypů firem podle přístupu k financím. Přežije jen jeden

Na první pohled se může zdát, že na tom nesejde. Můžete si říct, že jde přece jen o pár stovek za oběd nebo o účtenku za benzin. Jenže ve firemním měřítku právě z těchto drobností vzniká velký celek a často zásadní položka v rozpočtu.

Správa provozních výdajů je často podceňovaná, protože není tak atraktivní jako růst tržeb nebo expanze. Ale právě způsob, jakým firma přistupuje ke každodenním nákladům, prozrazuje o její kultuře, leadershipu i efektivitě víc než prezentace na poradě.

A teď ruku na srdce – poznáte se v některém z těchto pěti archetypů?

Jak vypadá firma typu Chaosman? Výdaje lítají sem a tam – moc drží ten, kdo má účtenku. Firemní karta putuje mezi kolegy, schvalování se děje zpětně (nebo vůbec) a účetní nosí v hlavě seznam „těch, co nikdy nenosí účtenky“. Všechno se řeší ad hoc, pravidla neexistují, zato výmluv je dost.

Výsledek: Absolutní neprůhlednost, frustrace všech zúčastněných a ztracené peníze i čas.

Každý výdaj schvaluje vedení firmy – ideálně celý board. Koupit propisku znamená tři podpisy a dvě razítka. Office manažer radši kávová zrna koupí z vlastní kapsy, než aby spouštěl celý schvalovací kolotoč.

Výsledek: Nízká autonomie firmy, zdržování a neefektivní využívání kapacit vedení. Výdaje sice firma drží na uzdě, ale za zbytečně vysokou cenu.

V této firmě se všechno řeší vzorečky a tabulkou. Tabulka pro schválení, tabulka pro reporting, tabulka s přehledem jiných tabulek. Účetní je excelový ninja, ale synchronizace a doplňování reportů mu vezme několik hodin denně.

Výsledek: Přehled existuje, ale manuální práce a chybovost brzdí růst a zabíjí motivaci.

V této firmě funguje správa provozních financí stylem „Nevíme, kolik utrácíme, ale zatím jsme nezkrachovali“. Výdaje se moc neřeší, dokud někdo neupozorní na problém. Finanční řízení přichází až v krizi.

Výsledek: Riziko přerůstajících nákladů, ztráta kontroly a nulová možnost plánovat a predikovat.

Firma tohoto typu má zavedené digitalizované a automatizované interní procesy, chytré firemní karty, mobilní aplikace i automatické účtování. Výdaje jsou pod kontrolou v reálném čase – bez zbytečných e-mailů, tabulek nebo šanonů.

Výsledek: Efektivita, přehled a spokojenost napříč firmou. Vedení má data pro rozhodování real time, zaměstnanci svobodu a účetní konečně volné ruce pro práci.

Expense Management od Fidoo není jen o kartách. Je to chytrý systém, který propojuje všechny kroky spojené s provozními výdaji. Od platby přes dokládání účtenek, schvalování až po finální vyúčtování. Všechno probíhá online, bez papírů, bez ztracených dokladů, bez desítek e-mailů.

Jak chytré firemní karty fungují? Chytré firemní karty pro manažery i týmy nejsou navázány přímo na firemní bankovní účet. Dobíjíte je automaticky nebo manuálně a nastavíte na nich vlastní pravidla – ať už jde o limity, povolené typy transakcí nebo výběr dnů, kdy lze kartou platit. Výdaje jsou k vidění v reálném čase, a to jak pro zaměstnance, tak pro účetní nebo vedení.

📸Účtenka? Stačí ji vyfotit. Po každé platbě Fidoo kartou přijde mobilní notifikace, abyste nezapomněli účtenku vyfotit. Žádné ztracené doklady, žádné přepisování. Účtenky se rovnou spárují s výdajem a účetní je má hned k dispozici.

🚗Cesťáky a kniha jízd? Na pár kliknutí. V aplikaci Fidoo připnete výdaje z cesty rovnou do cestovního příkazu, výpočet diet i náhrad probíhá automaticky podle platné legislativy (nebo podle firemních sazeb). U knihy jízd ocení jednoduché vyplnění řidiči i fleet manažeři.

✅Schvalování, jaké potřebujete. Nastavíte si vlastní proces – podle týmů, projektů, zakázek nebo jednotlivců. Jednotlivé výdaje i cesťáky můžete schvalovat rovnou v mobilní aplikaci. Už žádné dohledávání e-mailů nebo přeposílání papírů po kanceláři.

📊A hlavně – všechno na jednom místě. Fidoo Expense Management sbírá data průběžně. Účetní nemusí nic dohánět na konci měsíce – výdaje i cesťáky jsou dostupné hned, bez chyb a stresu. Měsíc je uzavřený na pár kliknutí.