Článek
V kancelářích máme plné šanony dokumentů, s nimiž musíme pracovat, což mimo jiné znamená je najít, vyndat ze šanonu, použít, znovu zařadit a uložit na své místo. Spousta pracovních úkonů, které by odpadly, kdybychom měli všechny dokumenty v digitální podobě. Pro organizace zavalené stohy papírových dokumentů znamená jejich digitalizace značnou úsporu času, ale i nákladů.
Není to složité
Digitalizace dokumentů není žádná věda, stačí si pořídit patřičný skener. Pro domácí použití je toto řešení dostačující, organizace by se už ale měla poradit s odborníky.
Na digitalizaci se už více než deset let specializuje například společnost Infomatic, jejíž odborníci poradí jak s výběrem toho správného skeneru, tak i se způsobem ukládání digitálních dokumentů tak, aby je mohl každý snadno, a hlavně rychle v digitálním archivu najít. Společnosti, které přešly na práci s dokumenty pouze v digitální podobě a nastavily si propracovaný systém archivace, šetří nemalé částky, které by jinak rozpustily v mzdových nákladech.
Digitalizace dokumentů přináší úlevu a zvyšuje efektivitu práce v každé organizaci
Mnoho užitečných funkcí
Mezi skenery dokumentů jsou na pomyslné špičce pelotonu přístroje společnosti Fujitsu. Skenery Fujitsu mají spoustu funkcí usnadňujících práci s digitalizací dokumentů a také jsou schopny převést dokumenty do digitální podoby ve vysoké kvalitě. Skenery Fujitsu nové řady fi-8000 mají dvě skvělé vlastnosti – sofistikované podávání papíru a už zmiňovaný kvalitní výsledný obraz schovaný pod názvem Clear Image Capture. Tato funkce například zajišťuje širokospektrální barevné nastavení v režimu RGB, kdy program pracuje s téměř pěti tisíci barevnými odstíny.
Skenery Fujitsu patří ke špičce mezi skenery
Skenery Fujitsu dokážou bezvadně digitalizovat pomuchlané nebo překládané papírové dokumenty. Senzory podavačů neustále v reálném čase kontrolují pozici skenovaných dokumentů a brání nežádoucímu posunu. To se stává třeba u dokumentů sešitých kancelářskou sponkou, kterou jsme před skenováním zapomněli odstranit. Zároveň se skener zastaví, pokud podavačem náhodou projde více stránek najednou. Vyspělejší typy skenerů Fujitsu dokážou naopak skenovat i objemnější dokumenty, jako jsou třeba cestovní pasy.
Efektivní a snazší
Digitalizované dokumenty mohou být v rámci organizace přístupné prakticky kdykoli a odkudkoli. Stačí správně nastavit uživatelská práva například v systému pro správu dokumentů DMS, kolaboračním intranetovém prostředí na Microsoft Sharepoint nebo například v systému CRM pro řízení vztahů se zákazníky a podobně. Informace z dokumentů zároveň můžete doplnit o další data z vlastních systémů, databází nebo z veřejně dostupných dat na internetu. Ti, kdo s takovými podklady pracují, mají práci v mnoha ohledech snazší a zároveň efektivnější.
