Jednotné měsíční hlášení uleví úřadům. Firmám zatím komplikuje práci

Firmy dnes podávají více než dvacet hlášení o zaměstnancích různým institucím a v různých termínech. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ), které začne platit od dubna, má tuto administrativní zátěž snížit a sjednotit evidenční povinnosti zaměstnavatelů tak, aby stačilo podat jen jeden výkaz se všemi potřebnými údaji o zaměstnancích. Hlášení bude mířit k České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), která spadá pod Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) a která jej má sdílet s dalšími úřady.

Mzdoví účetní firem se nyní připravují na nová pravidla, přechod ovšem není tak hladký, jak očekávali. Podle některých expertů totiž není jasné, co všechno mají zaměstnavatelé hlásit.

Podle některých mzdových účetních a daňových poradců instrukce od MPSV obsahují pouze názvy položek, které mají evidovat, například počet odpracovaných hodin, ovšem bez podrobnějších instrukcí, co všechno se do těchto hodin počítá. Není zřejmé, zda se do hlášení započítávají pouze běžné směny, nebo i přesčasy či práce ve svátek.

Jedním z dalších problémů v přechodu na nový systém je podle generální ředitelky poradenské firmy Crowe Ivany Brancuzké technologická závislost. „Ruční zpracování přes ePortál je pro většinu firem neúnosné, takže každý zaměstnavatel je fakticky rukojmím svého dodavatele mzdového softwaru. Kritický je i souběh povinností: firmy budou zároveň provozovat nový systém a zpětně doplňovat data za celé první čtvrtletí. Přihlašování nových zaměstnanců bude navíc výrazně administrativně náročnější než dosud - pro odvětví s vysokou fluktuací jde o zásadní riziko,“ popisuje ředitelka.

U větších firem, které mají prostředky na podporu a mají vyvinuté mzdové systémy od externích dodavatelů, problémy s přechodem na nový systém nejspíš nenastanou. Především menší zaměstnavatelé ale nejspíš budou vyžadované údaje muset do systému ePortál ČSSZ zadávat ručně.

Komplikací je pro některé mzdové účetní také rozsah údajů, které musejí u každého zaměstnance nově zajistit. Nejde totiž pouze o data potřebná pro finanční úřad nebo správu sociálního zabezpečení, ale i o informace, které požaduje statistický úřad, míní daňová poradkyně ze společnosti Rödl Martina Šotníková. Mnozí účetní přitom teprve nyní zkoumají, jaká nová data budou muset úřadům dodávat. Nově mají hlásit například nejvyšší dosažené vzdělání zaměstnance, místo výkonu práce nebo například druh pobíraného důchodu a stupeň invalidity.

Řada odborníků podle Šotníkové kritizuje také novou povinnost registrovat zaměstnance ještě před jejich samotným nástupem, která začne platit od července. „V praxi přitom může nastat situace, kdy zaměstnanec nakonec do pracovního poměru vůbec nenastoupí, což vytváří další administrativní zátěž a nutnost následných oprav,“ vysvětluje poradkyně.

Zároveň se obává zvýšeného nátlaku na účetní a technickou podporu. „Podání s jakoukoli vadou bude odmítnuto nebo přijato jen částečně. Při masivním náběhu tisíců zaměstnavatelů hrozí kolaps helpdesku i frustrovaných účetních. Legislativní a technické specifikace musejí být k dispozici s dostatečným předstihem - každá pozdní změna přenáší náklady na softwarové dodavatele i firmy samotné,“ upozorňuje Brancuzká.

Podle oddělení komunikace Ministerstva práce a sociálních věcí je klíčové, aby firmy vycházely z aktuálních metodických materiálů a průběžně sledovaly jejich případné doplnění nebo zpřesnění.

„S výrobci mzdových a HR systémů zároveň probíhá průběžná komunikace. Organizujeme online workshopy s dodavateli HRIS (HR software, pozn. red.) a na Vývojářském portálu MPSV byla již na konci října 2025 zveřejněna finální dokumentace včetně pokynů pro testování JMHZ. Dotazy ze strany výrobců i zaměstnavatelů průběžně zodpovídáme,“ uvedlo ministerstvo.

Část firem začala podle MPSV řešit přechod na nový systém pozdě. Většina významných dodavatelů mzdových systémů už ovšem na změnách pracuje a postupně je zavádí. „U některých firem ale může být nutná úprava interních procesů a datových struktur, protože nový systém pracuje s detailnější strukturou údajů. Doporučili bychom proto firmám, aby úpravy řešily v úzké spolupráci se svým dodavatelem mzdového softwaru a aby zároveň věnovaly pozornost správnému nastavení interní evidence,“ radí MPSV.

Podle daňové poradkyně Jany Heranové z BDO Czech Republic ale MPSV s předstihem zveřejnilo především informace určené pro vývojáře. „Chybí jasná komunikace ze strany státu vůči zaměstnavatelům, která by jednoznačně určila, jaká data je třeba hlásit, v jakých případech a jakou formou, jak postupovat u jednotlivých skupin zaměstnanců atd.,“ říká.

Nový systém podle Heranové klade vysoké nároky i na vývojáře, kteří sice mají více informací, ale tlačí je čas. Nový software totiž budou až do poslední chvíle upravovat.

„Mnoho softwarů tak na začátku roku 2026 nebylo na systém JMHZ připraveno a nemělo k dispozici pole, kam by bylo možné povinně hlášené informace o zaměstnancích zadávat. K doplnění informací tak dochází zpětně až v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026, tedy v čase, kdy mají zaměstnavatelé a jejich mzdové účtárny obvykle napilno z důvodu ročního zúčtování daní jednotlivých zaměstnanců,“ dodává Heranová.

Podle ní si i ministerstvo uvědomilo, že na některé změny měli vývojáři příslušných účetních programů málo času. Finanční správa na začátku března oznámila, že data k ročnímu zúčtování daní budou letos firmy hlásit jen dobrovolně.

Výhody sjednoceného hlášení se pravděpodobně projeví až s odstupem. „Odhadujeme, že do konce letošního roku by mohlo dojít k nápravám systémových chyb, které se vlivem užívání systému objeví, zároveň také ke stabilizaci interních procesů firem. Co ale zůstane, to jsou poměrně striktní termíny například pro hlášení nových zaměstnanců, které samy o sobě kladou na zaměstnavatele vyšší nároky, než tomu bylo doposud. A samozřejmě zůstanou také vysoké požadavky na sběr údajů o zaměstnancích, které doposud zaměstnavatelé neměli povinnost zjišťovat a shromažďovat,“ uvedla daňová poradkyně z Matidal Group Eva Šaffková.

Reálné dopady nových pravidel evidence zaměstnanců budou známy až příští rok. A další přínos se projeví až po integraci zdravotních pojišťoven, kterou někteří odborníci očekávají až po roce 2029. Do té doby budou muset firmy hlásit údaje o zaměstnancích dvakrát.

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele má přispět k zavedení centrální datové platformy státu. „Vedlejším efektem má být předvyplněné daňové přiznání pro zaměstnance nebo automatické podklady pro dávky a podporu v nezaměstnanosti. Upřímně řečeno: JMHZ není reforma pro zaměstnavatele - je to infrastrukturní projekt státní správy, jehož druhotným efektem by mělo být snížení zátěže soukromého sektoru,“ říká Brancuzká.

Druhá fáze JMHZ má v plánu od roku 2027 zjednodušit podání daňového přiznání fyzických osob prostřednictvím průběžné evidence a předvyplněného formuláře přiznání.

„Pravděpodobně to bude fungovat při přihlášení prostřednictvím daňové informační schránky, detaily ale zatím nebyly zveřejněny. Zaměstnavatel doposud zaměstnanci pro účely daňového přiznání vystavoval potvrzení zdanitelných příjmů za daný rok. Pokud o toto potvrzení zaměstnanec v budoucnu požádá, má zaměstnavatel povinnost toto potvrzení vystavit, a to i po zavedení JMHZ,“ vysvětluje Heranová.

Do pilotního testování JMHZ, které běželo od začátku roku, se zapojilo zhruba 50 firem. Většina firem nový systém okusí až od začátku dubna. Následně budou muset zaměstnavatelé zpětně doplnit údaje i za období od ledna do dubna 2026.