Článek
Nový zákon o řízení a kontrole veřejných financí, který vstoupí v platnost 1. ledna 2027, představuje pro příspěvkové organizace zásadní zlom. Ačkoliv se v tuto chvíli většina pozornosti soustředí na aktuální čerpání rozpočtu, příprava na novou legislativu by určitě měla být jednou z priorit. Organizace veřejného sektoru mají k dispozici celý rok 2026 na přípravu a myslím si, že by ho neměly promarnit.
Příspěvkové organizace
Příspěvková organizace (zkratka za názvem p. o.) je právnická osoba zřízená k plnění úkolů ve veřejném zájmu. Příspěvkové organizace jsou veřejnoprávními neziskovými organizacemi.
Některé státní příspěvkové organizace jsou zřízeny zvláštním zákonem. Jde například o zdravotní ústavy, dětské diagnostické ústavy, dětské domovy, speciální školy, fakultní nemocnice, psychiatrické nemocnice, dále například muzea, galerie, knihovny a divadla.
Změna pravidel: Od kontroly k auditní stopě
Zákon přináší řadu terminologických a procesních změn. „Finanční kontrola“ se mění na „kontrolu veřejných financí“, zjednodušuje se trojčlenný systém řízení kontrol (ruší se průběžná řídící kontrola) a zásadně se posiluje řízení rizik. Kontrola se navíc rozšiřuje i na majetkové operace, nikoliv pouze na příjmy a výdaje.
Největší výzvou je ale nově kladený důraz na tzv. auditní stopu. Tato povinnost znamená schopnost zpětně, do detailu a bezpečně rekonstruovat celý proces rozhodování a kontroly u každé operace. Během kontrol už nebude stačit předložit jen výsledný doklad. Organizace budou muset bezpečně doložit, kdo, kdy a jakým způsobem schválil a kontroloval každý jednotlivý krok.
Papír je brzdou, která se nevyplácí
Právě požadavek na stoprocentní auditní stopu odhaluje kritické slabiny tradičního, papírového účetnictví. V něm je proces schvalování často pomalý, neprůhledný a náchylný k chybám. Jak bezpečně doložíte, že osoba A podepsala dokument až poté, co jej viděla osoba B, a to vše s přesnou časovou známkou, pokud list dokumentů leží na stole? Riziko ztráty, poškození nebo administrativní chyby je obrovské a v kontextu nového zákona se může stát fatálním.
Nový zákon sice dává organizacím větší flexibilitu v nastavení interních schvalovacích procesů, ale tato flexibilita jde ruku v ruce s větší zodpovědností za jejich bezchybné fungování a doložitelnost.
Digitalizace je jediná cesta k bezpečí
Z tohoto pohledu se celý rok 2026 jeví jako ideální doba na přechod na plně digitální účetnictví a schvalovací procesy. Není to tak složité, jak by mohlo na první poslech znít. Přechod rozhodně nezabere celý rok a ani zvládnutí příslušných technologií a softwaru není příliš náročné. Obtížnost jejich ovládání je na úrovni programů, které účetní běžně užívají už dnes. Navíc digitální účetnictví přináší mnohé výhody v podobě možnosti schvalovat dokumenty na dálku a podobně.
Nyní je zřejmé, že požadavky vyplývající z nového zákona, který vstoupí v platnost 1. ledna 2027, jsou schopny zajistit pouze digitální technologie:
- 1. Stoprocentní transparentnost: Digitální „workflow“ s přesně nastavenými rolemi automaticky zaznamená, kdo (identifikace uživatele) a kdy (časová známka) provedl jakýkoli krok – od zadání požadavku přes schválení až po provedení platby. Tím je vytvořena dokonalá digitální stopa.
- 2. Bezpečné řízení rizika: Procesní řízení v digitálním prostředí zajistí, že žádná operace nemůže být schválena, dokud neproběhne požadovaná kontrola a řízení rizik.
- 3. Okamžitá dohledatelnost: Při kontrole není nutné hledat šanony. Veškerá dokumentace a historie schvalování jsou k dispozici na jedno kliknutí.
- Organizace, které odloží digitalizaci, se vystavují riziku, že nebudou schopny doložit auditní stopu v souladu s novým zákonem. Tím riskují administrativní i finanční potíže. Rok 2026 je tak časem pro investici do efektivity a právní jistoty.
Pro lepší představu si uveďme příklad z praxe.
Příspěvková organizace: Mateřská škola, cca 450 položek měsíčně.
Před digitalizací účetnictví: opisování faktur, platebních dokladů. Bankovní výpisy se zakládaly jednorázově po skončení měsíce.
Od 1. 1. účetní zavedla digitalizaci: účtuje se průběžně na měsíční bázi, schvaluje se elektronicky, bankovní data se účtují automaticky stejně jako příprava plateb.
Jak dlouho trvalo zavedení?
Mapování procesů a návrh změny: 1 týden,
Nastavení automatizovaného workflow: 1 týden.
Zaškolení práce s dokumentovým archivem a zvyknutí si na nový způsob práce: 2 týdny
