Nahlásíte Čecha, přijde potvrzení pro Japonce. Hlášení zaměstnavatele má potíže

Čerstvě zavedené jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) se podle účetních i úřadů potýká s mnoha problémy. Vedle komplikací při spuštění a provozu se ukazuje, že část problémů vzniká také mimo samotný systém.

Účetní si v nejrůznějších skupinách či diskuzích na sociálních sítích radí, jak se v systému zorientovat, stěžují si na celou řadu chyb, nejasností a na nebývalý příval práce. Kritika směřuje také k nedostatečné metodické podpoře úřadů a k nejasným informacím. Podle účetních se často rozcházejí výklady toho, jak v jednotlivých bodech postupovat, a problémem bývá i dostupnost podpory.

„Ačkoli se o zavedení JMHZ vědělo dlouho a času na přípravu bylo relativně dost, systém byl do poslední chvíle neusazený a potřeba vykazovaných údajů se měnila. Nástup systému je proto náročný a provází jej značná nervozita,“ říká prezidentka Svazu účetních České republiky Magdalena Králová.

Účetní po celé republice musí do systému zadat údaje k více než 400 tisícům zaměstnavatelů a více než pěti milionům zaměstnanců. V průběhu tohoto měsíce registrují svou instituci a pracovníky, případně doplňují údaje. Data za příslušný měsíc je potřeba poslat do 20. dne následujícího měsíce. Informace za duben tedy musí zadat do 20. května.

Celý postup se skládá ze tří hlavních kroků: nejprve se do něj musí zaregistrovat zaměstnavatel, následně zadat detailní údaje o zaměstnanci a nakonec pravidelně odesílat měsíční hlášení.

„V současné době je to jednoznačně práce navíc. K tomu v nevhodnou dobu, kdy mzdové účetní zpracovávají daňové vyrovnání a důchodové listy. Nemluvě o tom, že v menších podnicích je spojena pozice mzdové a finanční účetní, takže se přidává účetní závěrka a zpracování daní z příjmů,“ dodává Králová.

Na problémy upozorňují také samotní účetní, kteří se systémem pracují. Do redakce Seznam Zpráv přišlo několik podnětů, ve kterých popisují, s jakými problémy se potýkají. Nový systém podle nich přináší výraznou administrativní zátěž, rozšíření povinně vykazovaných údajů nebo zpřísnění lhůt.

Zásadní komplikací jsou podle jedné z účetních nové termíny. Zaměstnavatel nově musí přihlásit pracovníka nejpozději den před jeho nástupem, zároveň s rozsáhlým balíkem údajů. „V některých profesích, v malých firmách a při zaměstnávání cizinců je toto nereálné,“ uvedla s tím, že bez přihlášení přitom zaměstnanec nemůže nastoupit.

Jednatel účetní a daňové kanceláře Sluto Tomáš Slavík pro Seznam Zprávy Byznys uvedl, že kromě spuštění v nevhodný čas hlásí systém celou řadu chyb. „Některá podání jsou zamítnuta z důvodu absurdních chyb. Klienti, případně jejich zaměstnanci, si stěžují na velké množství požadovaných osobních údajů,“ popisuje situaci.

Klienti si podle něj také stěžují na přehled zaměstnanců firem dostupný na ePortálu České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ), který neodpovídá aktuálním datům. Mzdové účtárny přitom musely tyto seznamy kontrolovat, následně přihlásit nové zaměstnance a odhlásit již neaktivní osoby, které ČSSZ evidovala, ačkoliv to neodpovídalo skutečnosti.

„Tyto seznamy byly vyčištěny a potvrzeny tak, aby systém mohl k 1. dubnu fungovat. Bohužel u některých klientů se v seznamu znovu objevili již dávno odhlášení zaměstnanci, nebo naopak zmizeli zaměstnanci, kteří tam být měli,“ vysvětluje.

Nejedná se přitom o jednotlivé výjimky. U větších společností podle Slavíka jde o desítky osob, jejichž záznamy neodpovídají realitě, přestože firmy změny řádně nahlásily. „ČSSZ tuto chybu nespraví. Odpovědnost tak opět leží na mzdových účtárnách, které musí seznamy znovu kontrolovat a opět hlásit zaměstnance tak, aby odpovídaly skutečnému stavu,“ dodává.

Kritika směřuje také k práci s identifikátory zaměstnanců. Například u cizinců podle něj vzniká několik paralelních evidenčních čísel, která spolu nejsou provázaná. Problémy se objevují i v oblasti oprávnění a přístupů. Některým účetním prý zmizely plné moci pro zastupování klientů, jiným se naopak na ePortálu obnovily přístupy k údajům firem, se kterými už nespolupracují.

„Do ePortálu zadáte údaj o tom, že zaměstnanec je českého občanství, místo toho na potvrzení od ČSSZ přijde, že jste nahlásili Japonce. Takových podobných programových omylů je při podávání registrací a doregistrací nespočet,“ doplňuje další účetní, která se redakci ozvala.

Česká správa sociálního zabezpečení sice stížnosti eviduje, mnoho chyb ale podle ní vzniká na straně zadávajících. „Řada stížností, opět zejména na sociálních sítích, neznamená chybu nebo nedostatek příslušné služby, ale nesprávné či neúplné vyplňování údajů ze strany uživatele,“ uvedla tisková mluvčí ČSSZ Jitka Drmolová. Dodává, že ČSSZ poskytuje klientům telefonickou i e-mailovou podporu.

Ministerstvo práce a sociálních věcí redakci potvrdilo, že negativní zpětnou vazbu od firem i účetních zaznamenalo.

„Před spuštěním ostrého provozu JMHZ proběhl několikaměsíční pilotní provoz a systém byl funkční. V praxi ale nelze předem nasimulovat všechny reálné situace. Proto je systém nastaven jako průběžně rozvíjený a upravovaný na základě zkušeností z provozu,“ uvedlo tiskové oddělení rezortu.

Některé účetní firmy naopak uvádějí, že s JMHZ potíže nemají. Například společnost Bredford Consulting byla zapojena právě do testování hlášení a na spuštění se připravovala několik měsíců. Podle manažerky mzdového oddělení Michaely Jaklinové ji proto příliš věcí nepřekvapilo. Souhlasí ovšem s tím, že jsou účetní aktuálně pod velkou zátěží.

„Myslím si, že běžní uživatelé a mzdoví účetní měli mít k podrobným informacím přístup dříve,“ upozorňuje. Podle ní ministerstvo mnoho užitečných informací uvádělo na portálu pro vývojáře, kde je ale účetní obvykle nehledali.

I přes počáteční nepříjemnosti, které spuštění JMHZ provázejí, však věří, že by se do budoucna mohlo skutečně jednat o užitečný nástroj, který usnadní práci nejen mzdovým účetním, ale i běžným občanům, například při přípravě daňového přiznání, žádostech o dávky a podobně.

Celé JMHZ stojí na datech. A společnosti narážejí také na neporozumění ze strany zaměstnanců, kteří nejsou ochotní potřebné údaje poskytovat, nebo je vůbec neznají.

„Jako problematické vidíme zejména získávání nutných údajů od cizinců, kteří nejsou schopni potřebné informace dodat, protože jim často ani nerozumí – například v otázce daňové rezidence či různých identifikátorů. Zde musí pomoci zaměstnavatel, případně mzdová účetní,“ popisuje Jaklinová.

Navíc sběr informací opět zabírá čas. „Vezměme evidenci druhého z partnerů v případě uplatnění slevy na dani na dítě. Logika křížové kontroly dává smysl, aby stát zamezil duplicitnímu uplatňování slevy,“ říká hlavní mzdová účetní společnosti RSM Jiřina Kovaříková.

Sběr těchto dat ale firmám přidělává práci, účetní totiž musejí také zaměstnancům vysvětlovat, proč takové údaje potřebují. „Mám klienty z výrobních závodů, kteří museli vyčlenit tým na celý pracovní týden výhradně na sběr dat od zaměstnanců. Nic jiného ten týden nedělali. To jsou reálné náklady, které se nikde neobjevují v oficiálních odhadech přínosů JMHZ,“ dodává.

Stejně jako Česká správa sociálního zabezpečení i někteří účetní tvrdí, že přípravu na jednotné měsíční hlášení podcenili i vývojáři některých mzdových systémů. „Softwary nestihly stoprocentní přípravu, řada dokumentů se tak musí doplňovat ručně a údaje předávané úřadu není možné si po načtení zkontrolovat,“ uvádí také prezidentka svazu účetních Králová.

Podle Evy Jeřábkové, marketingové manažerky společnosti Stormware, která vyvíjí například rozšířený účetní software Pohoda, se společnost na implementaci hlášení připravovala dlouhodobě. „I přes vyšší komplexitu oproti předchozím legislativním změnám máme jasný plán, jak uživatele našich programů tímto přechodem bezpečně a včas provést. Zásadním faktorem přitom je, že technické zadání i metodiky se průběžně upřesňují a aktualizují,“ vysvětluje s tím, že tyto změny vývojářům komplikují práci. Na zavedení změn mají podle ní také málo času.

Stormware upozorňuje také na technické chyby u ČSSZ, například v úterý informoval uživatele svých programů o tom, že do ePortálu dočasně nelze zadávat údaje o nástupech zaměstnanců nebo naopak o jejich odchodu.

Systém, který měl administrativu zjednodušit, tak zatím podle mnohých přináší pravý opak. „Je až zarážející, s jakou samozřejmostí se předpokládá, že mzdoví účetní bez problémů zvládnou neustálé změny a upřesňování pravidel. Není divu, že někteří začínají uvažovat o profesní změně – ideálně do oboru, kde metodické upřesnění nepřichází v průběhu plnění úkolu,“ dodává Slavík.

První hlášení o mzdách za duben musí zaměstnavatelé podat do 20. května. Do konce června letošního roku pak mají povinnost doplnit zpětně hlášení za leden, únor a březen. Za nepodané hlášení hrozí sankce ve výši pět tisíc korun za každého zaměstnance.

Jak uvedl šéf České správy sociálního zabezpečení František Boháček, úřad bude zpočátku k opožděným podáním shovívavý. Sankce podle něj nejsou prioritou a přijdou na řadu až v případech, kdy se zaměstnavatel o splnění povinnosti vůbec nepokusí. „Žádná pokuta ještě informace nevynutila,“ uvedl na setkání s novináři.

Zároveň očekává, že minimálně do 30. června bude správa poskytovat firmám zvýšenou podporu.